Betriebsprüfung

Betriebsprüfung in der Gastronomie: Wenn sich das Finanzamt ankündigt

Worauf es bei einer Betriebsprüfung ankommt

Selbstverständlich bewirkt eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt immer ein Gefühl der Prüfungsangst. Schließlich können Steuernach- oder Strafzahlungen ganze Betriebe in den Ruin stürzen. Nicht ohne Grund gilt die Gastronomie bei den Finanzbehörden als Risikobranche. Doch wer bisher nach den Gesetzen gehandelt hat, sollte entspannt an die Sache herangehen und sich keine Sorgen machen. Dennoch sollten Sie sich bewusst sein: Der Steuerprüfer wird auf jeden Fall etwas finden!

In diesem Beitrag erfahren Sie:

Betriebsprüfung in der Gastronomie: Wenn sich das Finanzamt ankündigt

Worauf es bei einer Betriebsprüfung ankommt

Selbstverständlich bewirkt eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt immer ein Gefühl der Prüfungsangst. Schließlich können Steuernach- oder Strafzahlungen ganze Betriebe in den Ruin stürzen. Nicht ohne Grund gilt die Gastronomie bei den Finanzbehörden als Risikobranche. Doch wer bisher nach den Gesetzen gehandelt hat, sollte entspannt an die Sache herangehen und sich keine Sorgen machen. Dennoch sollten Sie sich bewusst sein: Der Steuerprüfer wird auf jeden Fall etwas finden!

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Betriebsprüfung

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung bezieht sich auf alle steuerlich relevanten Sachverhalte in Ihrem Betrieb. Geprüft wird dabei, ob alles korrekt gemeldet und abgeführt wurde. Als steuerunehrliche Branche wird die Gastronomie als Risikobranche eingestuft und Gastronom:innen stehen somit unter Generalverdacht. Dies liegt vor allem an dem vielen Bargeldverkehr und der einhergehenden Chance Steuern einfacher hinterziehen zu können. Während der Regelfall eine Kontrolle alle drei bis fünf Jahre vorsieht, wurden Gastronomiebetriebe diesbezüglich teilweise jährlich von den Finanzbehörden besucht. Dabei steht in erster Linie das Kassenbuch im Vordergrund.

Wenn der Geschäftsführer also nervös durch den Betrieb läuft und die Kennzahlen noch einmal komplett durchcheckt, weiß man, es steht wieder eine Steuerprüfung vor der Tür. Schließlich treten in über der Hälfte aller Betriebsprüfungen in der Gastronomie Anhaltspunkte auf, die ein Steuerstrafverfahren begründen. Doch auch wenn es nicht so weit kommt, können auch bei kleineren Vergehen erhebliche Hinzuschätzungen und dementsprechende Steuernachforderungen vom Finanzamt verlangt werden. Bei erheblicheren oder wiederholten Vergehen kann die Betriebsprüfung auch zu einer Entziehung der Gaststättenerlaubnis führen.

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Welche Prüfungsschwerpunkte werden vorgenommen?

Wie bereits beschrieben ist das Kassenbuch der Mittelpunkt der Betriebsprüfung und somit sollte dieses auch immer mit bestem Gewissen geführt werden. Da in der Gastronomie viel Barzahlungen von Statten gehen, ist dort auch absolute Genauigkeit gefordert. Dementsprechend müssen tägliche Einnahmen und Ausgaben, gepaart mit weiteren Informationen, wie demjeweiligem Datum, dem Steuersatz oder der Belegnummer dokumentiert werden. Der Bestand des Kassenbuches muss daher allzeit mit dem realen Kassenbestand übereinstimmen.

Der Finanzbeamte kennt sich höchstwahrscheinlich besser mit Ihrem digitalen Kassensystem aus, als Sie selbst. Denn auch da muss alles ordnungsgemäß vom Prüfer nachvollziehbar sein. Somit müssen alle Z-Berichte (Tagesberichte) aus der Kasse ausgedruckt vorhanden sowie täglich und chronologisch geordnet sein. Dieser Z-Bericht schlüsselt den gesamten Kassenvorgang des Tages auf und zeigt so die korrekten Einnahmen und Ausgaben der Kasse. Daher hängen diese Daten eng mit Ihrem Kassenbuch zusammen.

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Ebenso werden das Personal bzw. illegale unangemeldete Tätigkeiten überprüft. Denn auch beim Personal wird viel geschummelt und getrickst, um Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu sparen. Zahlungen der Überstunden ohne es zu melden, nicht korrekt abgerechnete Zuschläge, Mini-Jobber die nicht alle Stunden aufschreiben oder gar nicht angemeldete Mitarbeiter:innen. Die Tricks sind vielseitig. Doch die Finanzprüfer kennen die meisten Schummeleien. Daher kann oftmals auch der Personaleinsatz die Täuschungsmanöver aufdecken. So ist es sehr auffällig  wenn der Inhaber nicht selbst im Betrieb mitarbeitet, aber die Personalkosten nur 15 % gegenüber des Umsatzes ausmachen.

Um den Wareneinsatz so genau wie möglich zu halten sollten nicht gebuchte Produkte dennoch dokumentiert sein. Denn wenn der Verbrauch der Lebensmittel und Getränke höher ist, als im verbuchten Absatz, könnte der Prüfer misstrauisch werden. Egal ob Aperitif aufs Haus, weggeschmissene Lebensmittel oder erneute Zubereitung des Gerichts nach einer Beschwerde. Dies sollte alles aufgeschrieben werden, um so den realen Wareneinsatz zu argumentieren.

Privatnutzungen und Privateinkäufe werden ebenfalls durchleuchtet. Im Mittelpunkt stehen dort vor allem die Betriebsfahrzeuge. Sollten Sie diese nur für das Geschäft nutzen, muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Ansonsten wird es je nach Nutzung prozentual zwischen privat und geschäftlich verbucht. Jedoch gibt es auch in dieser Sparte zurecht Vermutungen auf Betrug. Der Wochenendeinkauf im Großhandel, das Privatfahrzeug betanken oder Küchengeräte für die heimische Küche über das Betriebsvermögen verbuchen. Der Prüfer wird versuchen jedes illegale Detail herauszufinden. 

Im Endeffekt lässt sich sagen, dass alles begutachtet wird, was mit Geldverkehr zu tun hat. Das Kassenbuch, Verträge, Bewirtungsbelege, Gewinne, Einlagen und Entnahmen sowie Kassen und Kassensysteme werden somit kontrolliert.

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Wie können Sie Nachzahlungen im Vorhinein verhindern?

Zuallererst lässt sich sagen, dass die meisten Kontrollen zufällig, willkürlich bzw. ohne Verdacht geschehen. Dennoch steigt die Chance auf eine Betriebsprüfung durch gewisse Auffälligkeiten: Unregelmäßige Zahlung von Steuern, Hohe Entnahmen, gkeiten, jahrelange Verluste oder starke Umsatz- und Gewinnschwankungen. Daher sollte bereits vorausschauend bedacht werden, dass man immer wieder ins Visier des Finanzamtes gerät, sobald man einmal auf dem Radar erschienen ist.

Um teure Steuernachzahlungen durch Schätzungen des Finanzamtes zu verhindern, sollten Sie nicht nur die steuerpflichtigen Dokumente 6-10 Jahre aufbewahren. Ebenso sollten Sie auch Änderungen, wie Rabatte, Sonderaktionen, Preisänderungen, Verlust/Schwund, Lagerverwaltung oder Bewirtung der eigenen Mitarbeiter:innen in Ihrem Kassensystem festhalten. Das Finanzamt geht dabei von Pauschalbeträgen aus. Beispielsweise 35 Prozent Marge bei Getränken oder ein Anteil des Bruches von 3 Prozent zum Umsatz. Dass Sie diesen Anteil eingehalten haben, können Sie durch Ihre dokumentierten Daten beweisen.

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