Personalplanung

Kostensenkung durch die richtige Personalplanung

Worauf müssen Sie bei der Personalplanung achten, damit Sie Kosten im laufenden Betrieb sparen?

 

Egal ob das Team für Ihre Gastronomie bereits besteht oder anhand einer Personalplanung gerade erst für die Eröffnung zusammengeführt werden soll - die Personalentscheidung sollte gut durchdacht sein. In unserem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der Personalplanung achten sollten und wie Ihnen der richtige Personaleinsatz zu mehr Produktivität und einer einhergehenden Kostensenkung verhilft.

Kostensenkung durch die richtige Personalplanung

Worauf müssen Sie bei der Personalplanung achten, damit Sie Kosten im laufenden Betrieb sparen?

 

Egal ob das Team für Ihre Gastronomie bereits besteht oder anhand einer Personalplanung gerade erst für die Eröffnung zusammengeführt werden soll - Die Belegschaft ist das Kapital für jedes gut laufende Restaurant. Daher sollte die Personalentscheidung gut durchdacht und akribisch ausgewählt sein. In unserem Beitrag erfahren Sie, worauf bei der Auswahl zu achten ist und wie Ihnen der Umgang mit einer effizienten Mannschaft zu mehr Produktivität und einer einhergehenden Kostensenkung verhilft.

Aufgaben und Ziele der Personalbedarfsplanung

Die Aufgabe der Personalbedarfsplanung liegt darin, jederzeit die richtige Anzahl des Personals mit den passenden qualitativen Eigenschaften bereitzustellen. Um künftig wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Sie auf die finanziellen Mittel achten und den Bedarf an die momentanen Zu- und Abgänge der Mitarbeitenden anpassen. Dazu wird durch unternehmerische Planung vorausschauend versucht, die zukünftigen Lücken zu schließen und die gesetzten Ziele zu erreichen sowie mögliche Unsicherheiten im Vorhinein bestmöglich zu verhindern. 

Die Ziele Ihres Unternehmens können einerseits nach dem Zeitaspekt, der Bedeutung und Messbarkeit eingeteilt werden. Zum anderen können sie in kurz-, mittel- und langfristig unterschieden werden. Folgend lassen die Ziele sich außerdem anhand von Umsatz- oder Kostensenkung direkt messen. Jedoch können bestimmte Ziele auch nicht direkt messbar sein. Beispielsweise ist ein Anstieg des Ansehens des Restaurants oder die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen nicht direkt ersichtlich.

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Was ist bei der Personalplanung zu beachten?

Wer kennt es nicht? Mal sind zu wenig Mitarbeiter:innen in einer Schicht eingeteilt und der Andrang ist kaum zu stemmen. Ein anderes Mal sind zu viele eingeteilt und der Umsatz ist zu gering, um die Rentabilität einzuhalten. Daher ist die Erfahrung der Schichtleiter:in immens wichtig. Dabei ist auch entscheidend, welche Art von Gastronomie betrieben wird. Ein Sternerestaurant benötigt mehr Servicekräfte, als ein Imbiss oder ein Café. Und auch die Qualität der Mitarbeitenden ist ausschlaggebend. So sollte dort nicht zu sehr gespart werden. Denn eine schnelle, gute Kraft wird sich zu Stoßzeiten rentieren. Genauso ist es von Nöten für saisonales Gästeaufkommen oder unvorhersehbare Ereignisse geringfügig angestellte Personen im Team zu haben, die flexibel einsetzbar sind und unter die Arme greifen können.

Jede Suche kostet Zeit und Geld. Auch die Personalsuche. In der schnelllebigen Gastronomie ist meist eine kurzfristige Personalplanung von Nöten. Dadurch kann die Planung präziser geführt werden, da sie von weniger unbekannten Einflüssen geprägt wird. Wichtiger ist, dass die Erfahrung vorgibt, wann wie viele Mitarbeiter:innen pro Schicht und Tageszeit gebraucht werden. Mit diesem Wissen ist die Grundlage geschaffen, um genug Mitarbeitende im Team zu haben, um jede Stoßzeit voll auszufüllen, auch wenn sich mal jemand krankmeldet. Vor allem bei Neueröffnungen gilt, lieber zu viele Mitarbeiter:innen einzusetzen, als zu wenige. Schließlich muss sich Ihr Restaurant erst einen Namen machen und bei den Neukunden mit Qualität überzeugen.

Kostensenkung durch ein gut funktionierendes Team

Die richtige Personalplanung ermöglicht Ihnen Ihre Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Mit den folgenden Tipps können Sie Ihren Personaleinsatz optimieren.

Gehen Sie auf Ihre Mitarbeiter:innen ein

Es ist nicht leicht einen Dienstplan zu gestalten - manche möchten eher Abends arbeiten, andere können nur an bestimmten Tagen. Hinzu kommen Krankheitstage, Termine oder Urlaube. Um dies alles zu koordinieren gehört eine Menge Erfahrung, aber auch Einfühlungsvermögen dazu. Daher sollte einerseits auf die Bedürfnisse des Teams eingegangen werden, allerdings auch mit der Konsequenz gerechnet werden, dass nicht jede:r mit dem Plan zufrieden sein wird. Dennoch gilt hier die Regel: Zufriedenes Personal lässt Sie nicht so leicht hängen und verursacht so weniger Kosten.

Passen Sie das Personal dem Umsatz an

Scheuen Sie sich nicht jemanden nach Hause zu schicken, wenn mal nichts los ist. Bevor Mitarbeiter:innen reine Kostenverursacher sind, sollte reduziert das Personal werden. Achten Sie aber auch hier auf das Interesse der Mitarbeitenden. Vielleicht findet sich ja jemand, der gerne früher Feierabend machen möchte oder bieten Sie demjenigen an, an einem frequentierten Tag die Schicht nachzuholen.

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Planen Sie zwischen den Stoßzeiten weniger Personal ein

Auch wenn sich die Gastronomiebetriebe je nach Art, auch in der Anzahl der Mitarbeiter:innen unterscheiden, gibt es immer Stoßzeiten. Versuchen Sie daher zu diesen Zeiten, durch eine vorherige gute Personalplanung, genügend Personen an allen Stationen einzusetzen. So können sie zwischen den Stoßzeiten weniger Mitarbeiter:innen einplanen, um Kosten zu senken. Die Gewinnspanne wird es Ihnen danken.

Führen Sie ein festes und ein flexibles Team

Versuchen Sie ein Stammteam für den alltäglichen Bereich festzulegen, das am Besten zu denselben Zeiten arbeitet und somit, durch tägliche Zusammenarbeit, die Konstante bildet. Um dieses Team herum sollten flexible Mitarbeiter eingesetzt werden, die zu Stoßzeiten oder in saisonalen Zeiten das Personal komplettieren. Diese können beispielsweise als Mini-Jobber oder Teilzeitmitarbeitende angestellt sein und müssen meist nicht auf einen hohen Stundensatz kommen. Dies sorgt für mehr Flexibilität und weniger Kosten für Leerlauf in Ihrer Planung.

Setzen Sie Springer ein

Von Vorteil sind zudem Personen, die jeden Bereich des Betriebes kennen. Ob Service, Bar oder Zuarbeit in der Küche. Hilfskräfte im Team, die kurzfristig einspringen können und alle Bereiche abdecken, sind Gold wert. So können Sie eine Person anstellen, die sonst durch drei verschiedene Personen abgedeckt werden müsste.

Kosten sparen mit der digitalen Personalverwaltung

SimplyDelivery hat das Personalwesen digitalisiert und die dahinter stehenden Prozesse optimiert. Von der digitalen Personalakte, über die Zeiterfassung, die Lohnabrechnung bis hin zum Schichtplaner online bieten wir Ihnen alle Werkzeuge, die es Ihnen ermöglichen Ihre Personalplanung zu optimieren und wertvolle Ressourcen zu sparen. Durch die tiefe Integration in unsere anderen Softwarelösungen stehen Ihnen alle Daten zur Verfügung, die für eine effiziente Planung notwendig sind. Das Modul SimplyCrew Personalverwaltung hilft Ihnen dabei, Ihren Personaleinsatz effizienter zu planen, Abwesenheiten im Blick zu haben und Ihre Lohnabrechnung an zentraler Stelle zu erledigen. Das spart Ihnen Zeit und Geld.

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